L’onboarding full remote @ Batch - Les conseils de notre équipe RH 🛫

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19 May 2020 · Rédigé par Megane Weislinger

L’onboarding chez Batch 🛫

L’onboarding chez Batch a déjà eu l’occasion d’être challengé à plusieurs reprises grâce aux derniers Batchers qui nous ont rejoint.

🔥Mais l’onboarding en full-remote c’est une première et ça fonctionne 🔥

On vous raconte tout !

Laissez nous vous donner l'objectif premier sur l’onboarding : former et encadrer au mieux le nouveau collaborateur ! Vous aussi non ? 😬

Nous avons donc mis en place une procédure adaptable, complète et transparente, comprenant :

🤓 Une trame de départ

Batch a créé une trame complète contenant chaque point à aborder avant, pendant, et après l’arrivée du nouveau collaborateur.

C’est notre to do de pré-boarding et elle nous permet de ne rien oublier ! 💯

À partir de la signature de sa promesse d’embauche, le nouveau Batcher est contacté pour débuter l’onboarding. L’équipe RH et le manager sont 100% dispos pour l’accompagner et le suivre dans l’ensemble du parcours d’intégration. Le Batcher commencera alors à recevoir de la documentation propre à son futur job, l’ensemble des communications internes, ainsi que tout autre élément utile à la préparation de son onboarding même avant d’avoir physiquement intégré Batch.

🔎 Une arrivée organisée

Dès la signature de la promesse d’embauche, la préparation commence !

L’équipe RH organise, avec les différents team members (et surtout le manager), les points clés de l’onboarding. Les différents rendez-vous qui seront programmés dans l’agenda du Batcher avant son arrivée font l’objet d’un travail d’équipe réalisé entre le manager et l’équipe RH 💃. Chaque journée des deux premières semaines de l’onboarding est réfléchie et coordonnée.

Jusque là, tout est faisable à distance !

À son arrivée, le nouvel employé est connu et attendu par l’ensemble de la team avec un petit déj’. L’occasion d’en apprendre davantage sur chacun et de manger !😋

L’e-petit déj’ via Zoom, ça fonctionne aussi ! Pensez juste à ramener votre café et vos croissants 😬

Dans l'open space, un bureau est prêt et équipé d’un ordinateur portable, neuf encore emballé, d’un second écran, d’une souris, d’un clavier et de quelques fournitures essentielles. Évidemment tout est adaptable. Et s’il manque du matériel, ou qu’il y en a trop, l’équipe RH est toujours dispo ! 😇

Non, nous n’avons pas fait parvenir la totalité du bureau du nouveau Batcher... mais pas loin ! Le matériel est prêt et la livraison programmée. Le nouveau Batcher recevra l’ensemble des outils dont il a besoin directement chez lui.

Enfin, notre nouveau Batcher découvre dès le premier jour sa nouvelle garde-robe.

Chez Batch, personne n’est accueilli sans la tenue complète : les tee-shirts, le hoodie, le teddy, le tote-bag, sans oublier les chaussettes ! 💯

📣 Un process clair et transparent

Le Batcher est informé du processus d’onboarding et des différents meetings, des formations, et des rendez-vous planifiés dans son agenda sur ses deux premières semaines.

**Les deux premières semaines sont généralement chargées 🙈 ** Le manager et l’équipe RH restent vigilants au bon déroulé des différents évènements programmés, et accompagnent le nouveau Batcher. Il connaît en avance son agenda qui s’articule généralement autour :

D’un welcome breakfast ou e-breakfast, accompagné d’une présentation auprès de l’ensemble de l’équipe 🥐
De diverses sessions de formations sur des outils généraux mais également spécifiques au poste 🛠
De la participation à des meetings clients et/ou partenaires 🤝
D’un aller-retour vers Lyon ou Paris pour rencontrer la seconde partie de l’équipe 🚄
D’une compréhension et d’une démo du dashboard Batch pour garantir le maintien de la culture produit, 🚀
D’une photo professionnelle réalisée chez un photographe 📸
De déjeuners individuels avec chacun des quatre membres du CODIR 🍽
D’un aperçu des meilleurs plans pour déjeuner avec des membres de la team !

Enfin, durant ces deux semaines, le manager et le nouveau Batcher se rencontrent tous les jours en fin de journée pour faire le point !

Le calendrier d’onboarding chez Batch est créé pour répondre à 3 objectifs :

Échanger avec l’ensemble des Batchers et être intégré au maximum dans l’équipe,
Être rapidement autonome, efficace et à l’aise sur son poste,
En apprendre davantage sur Batch et comprendre le produit.

Bref, tout est duplicable à distance ! (Bon c’est vrai… la séance photo est reportée 😬)

🏋️‍♀️ Un suivi régulier

Suite aux deux semaines intenses planifiées en amont, l’onboarding n’est pas terminé !

Le point quotidien avec le manager prend la forme d’un point tous les 2 jours pendant la troisième semaine, puis hebdomadaire par la suite. Ce dernier point ne fait pas uniquement parti de notre processus d’onboarding, il est mis en place pour tous et tout au long de la vie du salarié chez Batch. Il constitue l’un des outils du manager.

Ensuite, le manager et le nouveau Batcher se retrouvent également une fois par mois, jusqu’à la fin de la période d’essai, afin de faire un point plus général sur des sujets tels que : l’intégration du collaborateur dans l’équipe, le suivi de son apprentissage et son autonomie sur le poste, la validation de sa motivation face aux missions proposées, la cohérence entre le poste “vendu” au recrutement et la réalité, ou encore la charge de travail.

Ce meeting, d’environ 45 minutes, permet au manager et au nouvel arrivant de donner du feedbacks sur le temps passé ensemble jusqu’à présent.

🙋‍♀️ Une prise de feedback

Chaque nouveau Batcher présente un rapport d’étonnement 30 jours après son arrivée. En général les points abordés sont en lien avec le recrutement, l’onboarding, la relation avec le manager et la team, ainsi que l’apprentissage, mais aucune règle précise n’est définie dans la réalisation de ce rapport... heureusement.

L’unique consigne est de partager, via le rapport d’étonnement, les éléments qui ont pu surprendre le nouveau collaborateur d’une manière positive ou négative, aux membres du CODIR.

L’objectif est de récolter un maximum d’information afin de connaître la satisfaction du nouvel arrivant, mais aussi de pouvoir améliorer notre processus d’onboarding et nos autres pratiques.

🚀 Une amélioration continue

Chaque idées, commentaires, axes d’améliorations, qu’ils soient énoncés lors du rapport d’étonnement ou par tout autre moyen, sont pris en compte dans l’amélioration continue du processus d’intégration chez Batch.

L’amélioration vient de l’ensemble de nos employés qui participent à l’onboarding en tant que nouvel arrivant ou formateur 🔥

Enfin, une restitution est réalisée auprès de l’ensemble des employés pour les informer des axes d’amélioration qui ont été évoqués durant la période, et des améliorations qui ont été apportées au processus.

💡 Donc… un onboarding duplicable en full-remote

La possibilité de télétravailler existait déjà chez Batch, mais nous n’avions encore jamais réalisé un onboarding en full-remote !

La période de confinement a obligé l’ensemble des collaborateurs, dont les nouveaux en onboarding, à passer en télétravail.

Après ce premier test, nous sommes maintenant certains qu’il est bien duplicable à distance.

L’ensemble des meetings prévus dans les deux premières semaines intenses d’intégration peuvent être réalisés en visio grâce aux outils déjà mis en place chez Batch.

Olivier nous a rejoint il y a un peu plus d’un mois, en pleine période de confinement. Son onboarding a été totalement réalisé à distance via des calls, des Hangouts, ou encore des moments d’échanges formels ou informels via Discord, et c’est une réussite !

Il a pu suivre l’ensemble du planning qui été prévu dans le processus “normal” d’intégration, et échanger quotidiennement avec le reste de l’équipe qu’il rencontrera (on l’espère) très vite 💃